Para simplificar o trabalho dos profissionais que lidam com o registro empresarial, a Junta Comercial do Estado de Alagoas (Juceal) disponibiliza o registro automático de livros contábeis por meio do Portal Facilita Alagoas, interface da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim) no Estado.

O livro contábil é um documento que contém todos os registros de caráter econômico, financeiro e fiscais usados por uma empresa, e deve ser registrado na Junta Comercial para ser validado ou por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Dentre outras finalidades, o livro contábil é usado para o registro do balanço patrimonial, que utiliza o termo de abertura e encerramento do livro e, por exemplo, é uma exigência para licitações. No Portal Facilita Alagoas, os livros podem ser protocolados no sistema de maneira automática, sendo necessário o uso de certificado digital ou de assinatura avançada para efetivar a assinatura.

Mesmo com a simplicidade de uso, em 2023, dos 1.623 registros de livros contábeis analisados na Juceal, apenas 206 decorreram da forma automática, o que representa 12,69% das análises totais.

Para o secretário-geral da Juceal, Edvaldo Maiorano, o número baixo de utilização acontece por uma questão de costume, devendo haver uma mudança de cultura por parte dos empresários e profissionais que lidam com o registro de empresas.

“Nem todos os clientes e os usuários do Facilita sabem que existe a opção de autenticação de livros automáticos. Inclusive, essa funcionalidade existe há um bom tempo e tem um percentual relativamente baixo de adesão. Ela é muito fácil de ser utilizada e está disponível para todos os livros, os contábeis e os societários. Assim que o cliente submete o livro à análise automática, ele é deferido e chancelado imediatamente. Então é uma ótima opção para os casos que o cliente precisa desse livro imediatamente para, por exemplo, uma licitação ou alguma outra necessidade mais urgente”, declara.

De acordo com o setor responsável, as análises feitas pela Juceal possuem uma média de tempo de 7h para resposta ao cliente.

Além do livro contábil, a Junta Comercial disponibiliza o registro automático para abertura de matriz e filial, alteração de endereço e baixa de matriz.

Com utilizar o registro automático de livros contábeis

O registro automático ocorre quando o usuário responsável pelo arquivamento seleciona o tipo de livro utilizando os termos de abertura e encerramento gerados pelo sistema.

Para que o registro automático seja liberado, o cliente precisará estar com o livro seguindo as regras determinadas do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei) do Ministério da Economia, para o registro automático. São elas:

- Os termos de abertura e encerramento devem ser gerados pelo sistema;

- Não existir nenhum livro para substituição ou cancelamento;

- Não existir assinantes avulsos - pessoa que não esteja no Quadro de Sócios e Administradores (QSA) atual -, exceto contabilista;

- Não possuir um procurador, seja avulso ou membro do QSA, como assinante do processo;

- Exista ao menos a assinatura do contabilista mais a assinatura de um membro do QSA, podendo o contabilista assinar também pelo QSA, quando for também o administrador.

Após escolher o caminho pelo registro automático e com a documentação dentro das especificações, o cliente terá que concordar com a declaração de responsabilidade e aguardar o deferimento. Por fim, após receber a comunicação da autenticação do livro, o usuário pode fazer o download dos arquivos no próprio Portal Facilita Alagoas.

O portal possibilita o registro para os seguintes tipos de livros: ações nominativas; ações ordinárias escriturais; ações preferenciais escriturais; ações preferenciais nominativas; ata de assembleia geral; ata de assembleia geral extraordinária; ata de assembleia geral ordinária; ata de assembleia geral ordinária e extraordinária; ata de conselho de administração; ata de reunião de diretoria; ata de reuniões; atas das reuniões do conselho de administração; balanço de abertura; caixa; contas correntes; diário; diário auxiliar de contas a receber; diário auxiliar; diário auxiliar de clientes; diário auxiliar diversos; diário auxiliar estoque; diário de entrada; diário de saída; entradas de mercadoria; estoque; IPI; ICMS; inventário; presença de acionista; presença de debêntures; razão; registro de ações normativas; registro de ações; registro de apuração do ICMS; registro de ata do conselho fiscal; registro de debêntures nominativas; registro de duplicatas; saída de mercadorias; termo de transferência; transferência de ações nominativas; e transferência debêntures nominativas.

A Juceal é a autarquia responsável pelo registro, alteração e baixa de empresas em Alagoas e pela administração da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim) no estado.